Stipt

De vraag

Een rayonmanager loopt met een lijst door een winkel: de rekken, de koeling, de kassa, de hygiëne. Die ronde zelf duurt een half uur. Het werk zit in wat erna komt. Het formulier verdwijnt in een map, de foto's blijven op iemands gsm staan, en wat niet in orde was moet iemand onthouden en doorgeven. Drie maanden later weet niemand nog of die koelkast toen hersteld is.

De bestaande oplossingen zijn of een Excel die niemand bijhoudt, of een zwaar pakket dat per gebruiker per maand rekent en waar je een consultant voor nodig hebt. Daartussen zat niets.

Het moeilijke stuk is niet het invullen. Dat is het terugvinden. Een score betekent pas iets als je ze naast de vorige maand kunt leggen, naast de andere winkels van dezelfde stad, en naast dezelfde vraag in heel het netwerk. En het moet werken op een telefoon in een winkel, waar de wifi wegvalt tussen de diepvriezers.

Wat ik deed

Ik heb het volledig zelf gebouwd in PHP met een eigen opbouw: router, controllers, modellen en losse diensten, zonder framework en zonder Composer. Het draait in de browser, ook op een gsm of tablet, zodat niemand iets moet installeren.

De kern is de controle. Je kiest een winkel, de checklist die erbij hoort verschijnt, en je gaat vraag per vraag: in orde, niet in orde, of niet van toepassing. Bij elk antwoord kan een foto. Wat niet in orde is wordt meteen een actiepunt met een verantwoordelijke en een termijn, zodat het niet in iemands hoofd blijft hangen. Afvinken kan pas met een foto erbij.

Daarboven zit de laag die het werk zin geeft. Elke controle krijgt een score, elke winkel een rij stippen waarin je de evolutie ziet, en elke stad een gemiddelde. Rapporten komen als PDF met het logo van de klant erop, per controle, per winkel of per regio, klaar om naar het hoofdkantoor te sturen. Daarnaast leest de app de antwoorden van alle winkels samen en zegt het wanneer vier winkels op dezelfde vraag zakken, want dan ligt het zelden aan die winkels.

Het is van de grond af als meerklantensysteem gebouwd. Elk bedrijf is afgeschermd, elke vraag naar gegevens filtert op het bedrijf waarin je werkt, en in geen enkele url staat een database-id: alles loopt via een eigen sleutel. Daarbovenop vier rollen met elk hun eigen rechten, uitnodigingen per mail, tweestapsaanmelding met reservecodes, een logboek van elke ingreep en een foutmelder die mij mailt voor de klant iets merkt.

Betalen gaat via Stripe, met vier pakketten, extra plaatsen per gebruiker en een klantenportaal om zelf op te zeggen of te wisselen. De prijzen staan op één plek in de code, zodat de verkooppagina en de factuur nooit uit elkaar kunnen lopen. Alle Belgische postcodes zitten erin, zodat winkels zichzelf in een stad en een provincie sorteren zonder dat iemand dat moet invullen.

Wat het opleverde

Een afgewerkte SaaS die live staat, van de verkooppagina tot de factuur. Drie kant-en-klare checklists om mee te beginnen, een gratis pakket om het uit te proberen, en een testset van 568 controles die bij elke wijziging opnieuw loopt.

Het staat er mobiel eerst, want dat is waar het werk gebeurt: met een telefoon in de hand, tussen de rekken.