Het probleem: Je betaalt elke maand per gebruiker voor software waarvan je maar een klein deel gebruikt, en het stuk dat je echt nodig hebt zit er net niet in.
Ik heb bedrijven gezien die Salesforce draaien en er geen tien procent van gebruiken. Ze betalen voor een pakket dat gebouwd is voor organisaties met een verkoopafdeling van veertig mensen, terwijl ze met zijn vijven zijn. En het ene scherm dat ze wél elke dag nodig hebben, dat bestaat er niet in. Dus staat er een Excel naast.
Een CRM op maat draait dat om. Je begint niet bij de functies die er toevallig in zitten, maar bij hoe jouw werk echt loopt. Welke velden je nodig hebt. Welke stappen een klant doorloopt. Wat je op maandagochtend wil zien. De rest bouw je niet, en betaal je dus ook niet.
Wat het verschil is
| Standaardpakket | Op maat | |
|---|---|---|
| Startkosten | Vaak niets | Vanaf € 1.250, in fases |
| Per maand | Per gebruiker, elke maand opnieuw | € 45 totaal, ongeacht hoeveel mensen |
| Nieuwe collega | Hogere factuur | Geen verschil |
| Functies die je niet gebruikt | Betaal je mee | Bestaan niet |
| Jouw uitzondering | Een omweg of een Excel ernaast | Gewoon ingebouwd |
| Je data | Op hun servers, in hun formaat | Jouw database, exporteerbaar |
| Opzeggen | Je bent alles kwijt | De code is van jou |
Reken het zelf uit
Vul in wat je nu betaalt. Geen verkooppraatje, gewoon de twee bedragen naast elkaar over de looptijd die jij kiest.
€ 1.250 is het startbedrag voor fase 1. Wat jouw project kost hangt af van wat erin moet, en dat spreken we af voor er iets gebouwd wordt.
Wat er in zit
- Procesanalyse: eerst uittekenen hoe het nu loopt, en waar het blijft haken
- Een datamodel dat past bij jouw klanten, offertes, projecten of dossiers
- Gebruikersrollen, zodat niet iedereen alles ziet of mag
- Een beheerscherm waarin je zelf lijsten, velden en statussen aanpast
- Rapportage op de cijfers die jij wil zien, niet op een standaard dashboard
- Koppelingen met wat je al gebruikt
- Documentatie en een overdracht, zodat je niet aan mij vastzit
- Een doorontwikkelplan: wat komt er in fase twee en drie
Koppelen met wat je al hebt
Een CRM dat los staat van de rest wordt een tweede plek om hetzelfde in te typen. Een koppeling kost € 190 per stuk.
- Boekhouding, zodat een getekende offerte meteen een factuur wordt
- Je agenda, zodat afspraken aan het juiste dossier hangen
- Mail, zodat je niet hoeft te zoeken wat er is afgesproken
- Betalingen via Stripe of Mollie
- Je website, zodat een formulier rechtstreeks een lead aanmaakt
Hoe het loopt
In fases, zodat je na elke fase iets hebt dat werkt en zelf kan beslissen of de volgende nodig is.
-
1
Uittekenen 1 week
Jouw proces op papier, en de keuze wat er in fase 1 hoort en wat later mag. -
2
Fase 1 3 tot 6 weken
Het kernsysteem: klanten, dossiers, statussen en de schermen die je dagelijks gebruikt. -
3
Fase 2 per onderdeel
Koppelingen, rapportage en de dingen die in fase 1 bewust bleven liggen. -
4
Daarna € 45 per maand
Hosting, updates, monitoring en kleine aanpassingen.
Wanneer je dit niet moet doen
Maatwerk is niet altijd het antwoord. Dit zijn de gevallen waarin ik je naar een standaardpakket stuur.
- Je werkt met twee man en wil volgende week beginnen. Neem Teamleader of HubSpot.
- Je proces ligt nog niet vast. Dan bouw je iets vast wat volgende maand anders moet.
- Je hebt een functie nodig die alleen grote pakketten hebben, zoals telefonie-integratie of een complete marketingautomatisering.
- Je bent met meer dan vijftig gebruikers. Dan wegen beheer en support zwaarder dan de licentiekosten.
Veelgestelde vragen
Wat kost een CRM op maat?
Vanaf € 1.250 voor fase 1, in fases opgeleverd. Daarna € 45 per maand voor hosting en onderhoud, ongeacht hoeveel mensen ermee werken. Een koppeling met je boekhouding of agenda kost € 190 per stuk. Wat jouw project kost hangt af van hoeveel er in fase 1 moet, en dat spreken we af voor er iets gebouwd wordt.
Is maatwerk niet duurder dan een abonnement?
In het begin wel, daarna niet. Een abonnement van € 75 per gebruiker per maand kost bij vijf mensen € 4.500 per jaar, elk jaar opnieuw. Maatwerk is een eenmalige investering plus € 45 per maand. Het omslagpunt ligt meestal in het tweede jaar. De rekenmodule hierboven doet het met jouw eigen cijfers.
Hoe lang duurt het?
Een week om uit te tekenen, daarna drie tot zes weken voor fase 1. Je hebt dus binnen twee maanden iets waar je echt mee werkt, niet een project dat een half jaar loopt voor je het eerste scherm ziet.
Wat als ik later iets anders wil?
Dan bouwen we dat erbij. Dat is precies het verschil met een pakket: je hoeft niet te hopen dat een leverancier jouw wens op zijn roadmap zet. Kleine aanpassingen vallen onder het onderhoud, grotere spreken we apart af.
Zit ik dan niet aan jou vast?
Nee. De code, de database en de hosting staan op jouw naam, en je krijgt documentatie bij de overdracht. Het is geschreven in PHP en MySQL, dus elke webontwikkelaar kan het overnemen. Dat is bewust: ik wil dat je blijft omdat het werkt, niet omdat je niet weg kan.
Kan ik mijn bestaande gegevens meenemen?
Meestal wel. Vrijwel elk pakket kan exporteren naar CSV of heeft een API. Dat importeren hoort bij fase 1, zodat je niet met een leeg systeem begint.
Werkt het op gsm?
Ja. Het wordt gebouwd voor een klein scherm eerst, want een CRM gebruik je vaak onderweg of bij een klant, niet alleen achter je bureau.
Wie is de eigenaar van de data?
Jij. De database draait op jouw hosting, je kan er op elk moment een volledige export van maken, en er gaat niets naar een derde partij tenzij je daar zelf voor kiest met een koppeling.
Platformen die ik bouwde
Twee platformen die ik zelf bouwde en draai. Geen klantenwerk, maar wel hetzelfde onderliggende werk: database, inlog, rollen, beheerscherm en rapportage.
Uithaler
Mijn eigen browsergame over de havenonderwereld. Containers, tien havens en spelers die elkaar in de weg zitten.
Budgetwise
Mijn eigen budgetapp. Minder zelf invullen, meer weten waar je geld blijft.