Klantenportaal
Je klanten kijken zelf na waar het staat, in plaats van te bellen.
Het probleem: Dezelfde vragen, elke week opnieuw: waar staat het, is dat doorgestuurd, kan ik die factuur nog eens krijgen.
Bij de meeste bedrijven zit de informatie die een klant zoekt gewoon ergens: in een mailbox, in een map, in het hoofd van degene die het dossier doet. Alleen kan de klant er niet bij. Dus belt hij. En dan zoekt iemand het op, stuurt het door, en twee weken later gebeurt hetzelfde.
Een klantenportaal legt dat stuk open. De klant logt in en ziet zijn eigen dossier: waar het staat, welke documenten er zijn, wat er van hem verwacht wordt. Niet alles, alleen wat van hem is. Jij stopt met doorsturen, en je klant stopt met wachten tot jij tijd hebt.
Wat het verschil is
| Standaardpakket | Op maat | |
|---|---|---|
| Statusvraag | Een telefoontje, dan zoeken, dan terugbellen | De klant kijkt zelf |
| Documenten | Als bijlage, elke keer opnieuw | Staan er, blijven er |
| Buiten kantooruren | Wachten tot maandag | Altijd bereikbaar |
| Wie zag wat | Zoeken in je verzonden items | Staat geregistreerd |
| Nieuwe klant toevoegen | Mapje maken en hopen | Eén knop |
| Indruk | Je lijkt een eenmanszaak | Je lijkt georganiseerd |
Wat kost dat bellen je nu?
Niet wat je aan software betaalt, maar wat je aan tijd kwijt bent. Schat in hoeveel uur per week er naar statusvragen en doorsturen gaat.
€ 1.250 is het startbedrag voor fase 1. En wees eerlijk tegen jezelf met de linkerkolom: een portaal haalt die vragen niet volledig weg, het haalt de herhaling eruit. Reken dus niet met je volledige uurtarief als je dat uur toch niet kan doorrekenen.
Wat er in zit
- Een inlog per klant, met een eigen omgeving die alleen zijn gegevens toont
- Dossiers of projecten met een status die de klant begrijpt
- Documenten die blijven staan: offertes, facturen, plannen, foto's
- Een plek waar de klant iets kan aanleveren, zonder mail van 40 MB
- Berichten bij het juiste dossier, niet verspreid over drie mailboxen
- Meldingen als er iets verandert, zodat niemand hoeft te checken
- Een beheerkant voor jou, waar je in twee klikken een dossier bijwerkt
Koppelen met wat je al hebt
Een portaal dat je apart moet bijhouden wordt niet bijgehouden. Een koppeling kost € 190 per stuk.
- Je boekhouding, zodat facturen er vanzelf in komen
- Je bestandsopslag, zodat je niet twee keer uploadt
- Mail, zodat een bericht in het portaal ook in je inbox landt
- Je website, zodat een aanvraag meteen een dossier wordt
Hoe het loopt
In fases, zodat je snel iets hebt dat je aan je eerste klanten kan geven.
-
1
Uittekenen 1 week
Wat mag een klant zien, en wat niet. Daar valt of staat het mee. -
2
Fase 1 3 tot 5 weken
Inloggen, dossiers, documenten en de beheerkant voor jou. -
3
Fase 2 per onderdeel
Meldingen, aanleveren van bestanden en de koppelingen. -
4
Daarna € 45 per maand
Hosting, updates, monitoring en kleine aanpassingen.
Wanneer je dit niet moet doen
Een portaal lost alleen iets op als er genoeg herhaling in zit.
- Je hebt een handvol klanten per jaar. Dan is bellen sneller dan inloggen.
- Je dossiers lopen een week. Een klant logt niet in voor iets dat morgen klaar is.
- Je klanten zijn niet digitaal. Een portaal dat niemand opent is een kostenpost.
- Je werkt al in een systeem dat dit kan en je gebruikt die functie niet. Zet die eerst aan.
Veelgestelde vragen
Wat kost een klantenportaal?
Vanaf € 1.250 voor fase 1, daarna € 45 per maand voor hosting en onderhoud, ongeacht hoeveel klanten erop zitten. Een koppeling kost € 190 per stuk. Wat jouw portaal kost hangt af van wat er in fase 1 moet.
Hoeveel klanten kunnen erop?
Zoveel als je wil. Je betaalt niet per gebruiker, want het draait op jouw hosting. Dat is meteen het grote verschil met een abonnementsdienst: groeien kost je niets extra.
Hoe logt een klant in?
Met een mailadres en een wachtwoord, of met een link die je stuurt als je het liever zonder wachtwoorden houdt. Wat het beste past hangt af van hoe vaak iemand inlogt.
Is dat veilig?
Elke klant ziet alleen zijn eigen gegevens, en dat wordt afgedwongen aan de serverkant, niet alleen in het scherm. Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen, verbindingen lopen over https, en wie wat zag wordt bijgehouden.
Kunnen mijn klanten er bestanden in zetten?
Ja. Dat is meestal een van de eerste dingen die mensen willen: foto's, plannen, documenten. Scheelt je een mailbox vol bijlagen.
Werkt het op gsm?
Ja, en dat is hier belangrijker dan elders. Een klant die snel iets wil nakijken doet dat op zijn telefoon, niet achter een bureau.
Kan ik het later uitbreiden naar een volledig systeem?
Dat is precies de bedoeling van de fasering. Veel portalen groeien door naar een CRM of een planningstool, omdat de gegevens er dan toch al in zitten.
Platformen die ik bouwde
Twee projecten waar bezoekers of klanten zelf iets beheren in plaats van te moeten vragen.
Binnen Buiten Renovatie
Een renovatiebedrijf dat zijn eigen projecten wil kunnen toevoegen, zonder mij elke keer te bellen.
Budgetwise
Mijn eigen budgetapp. Minder zelf invullen, meer weten waar je geld blijft.