Het probleem: Afspraken komen via telefoon, WhatsApp en Instagram binnen, en dat betekent dubbele boekingen, gemiste oproepen en een agenda die niemand vertrouwt.
De meeste boekingsdiensten rekenen per maand, per gebruiker of per boeking. Dat voelt klein tot je het uitrekent over een jaar. En je staat er op hun voorwaarden: hun scherm, hun mails, hun merknaam onder jouw afspraak, en jouw klantenbestand op hun servers.
Een eigen systeem draait op jouw site, onder jouw naam. Jij bepaalt welke diensten er zijn, hoe lang ze duren, hoeveel tijd ertussen moet en wanneer je niet beschikbaar bent. Per boeking betaal je niets, hoeveel het er ook zijn.
Wat het verschil is
| Standaardpakket | Op maat | |
|---|---|---|
| Per boeking | Een vast bedrag of een percentage | Niets |
| Drukke maand | Hogere factuur | Geen verschil |
| Onder welke naam | De hunne, met jouw logo erbij | De jouwe |
| Je klantenbestand | Op hun servers | In jouw database |
| Jouw regels | Wat hun instellingen toelaten | Wat jij afspreekt |
| Herinneringen | Vaak een duurder pakket | Gewoon ingebouwd |
Reken het zelf uit
Vul in hoeveel je boekt en wat je per boeking of per maand kwijt bent. Reken je per maand af, zet de boekingen dan op 1 en vul je maandbedrag in.
€ 1.250 is het startbedrag voor fase 1. Betaal je een vast maandbedrag in plaats van per boeking, zet de boekingen dan op 1 en vul je maandbedrag in bij de kost per boeking.
Wat er in zit
- Een kalender die alleen toont wat echt vrij is
- Diensten met een eigen duur, prijs en voorbereidingstijd
- Openingsuren, pauzes, verlof en uitzonderingen
- Bevestiging per mail, en een herinnering voor de afspraak
- Een beheerkant waarin je zelf verzet, annuleert of blokkeert
- Meerdere medewerkers of ruimtes, elk met een eigen agenda
- Een overzicht van wie er komt, vandaag en deze week
Koppelen met wat je al hebt
Een boekingssysteem dat niet in je eigen agenda staat ga je niet vertrouwen. Een koppeling kost € 190 per stuk.
- Je agenda, zodat een boeking meteen in je eigen kalender staat
- Betaling vooraf of een voorschot via Stripe of Mollie
- Je boekhouding, zodat een afspraak een factuur kan worden
- Je website, zodat boeken gebeurt zonder de site te verlaten
Hoe het loopt
In fases, zodat er snel geboekt kan worden en de rest daarna komt.
-
1
Uittekenen 1 week
Je diensten, je uren en je regels. Wat mag wel en wat mag niet. -
2
Fase 1 3 tot 5 weken
Boeken, bevestigen, beheren. Genoeg om ermee te starten. -
3
Fase 2 per onderdeel
Herinneringen, betalingen, meerdere medewerkers en koppelingen. -
4
Daarna € 45 per maand
Hosting, updates, monitoring en kleine aanpassingen.
Wanneer je dit niet moet doen
Soms is een bestaande dienst gewoon de betere keuze.
- Je hebt een paar afspraken per week. Dan is een gedeelde agenda genoeg.
- Je klanten vinden je via een boekingsplatform. Dan betaal je daar voor het verkeer, niet voor de software.
- Je werkt in een sector met strenge eisen rond annulering of terugbetaling die een bestaand pakket al afdekt.
- Je weet nog niet hoe je planning eruitziet. Leg dat eerst vast, anders bouw je een regel die volgende maand niet klopt.
Veelgestelde vragen
Wat kost een boekingssysteem?
Vanaf € 1.250 voor fase 1, daarna € 45 per maand voor hosting en onderhoud. Je betaalt niets per boeking, hoeveel het er ook worden. Een koppeling met je agenda of een betaaldienst kost € 190 per stuk.
Betaal ik commissie per boeking?
Nee. Dat is het hele punt. Een systeem op maat kost een eenmalige investering plus hosting en onderhoud, en daarna is elke extra boeking gratis.
Kunnen klanten vooraf betalen?
Ja, volledig of met een voorschot, via Stripe of Mollie. Dat is meteen de beste manier om no-shows te beperken.
Kan ik zelf een afspraak verzetten of blokkeren?
Ja. In de beheerkant verzet je, annuleer je of blokkeer je een stuk van je dag, en de klant krijgt automatisch bericht.
Werkt het met meerdere medewerkers?
Ja. Elke medewerker heeft een eigen agenda, eigen uren en eventueel eigen diensten. Een klant kiest bij wie hij wil, of laat het aan het systeem.
Stuurt het herinneringen?
Ja, per mail standaard. Een herinnering per sms of WhatsApp kan erbij, al zitten daar wel kosten van een externe dienst aan vast.
Kan ik mijn bestaande afspraken overzetten?
Meestal wel. Vrijwel elk systeem exporteert naar CSV of iCal, en dat importeren hoort bij fase 1.
Platformen die ik bouwde
Twee sites waar afspraken en aanvragen het hele punt zijn.
Carizma
Een barbershop in Lokeren waar je niet alleen voor een knipbeurt komt. Dat gevoel moest online staan.
Guntro Group
Carwrapping en bedrijfswageninrichting in Lokeren. Eén hoofdsite en drie subsites, allemaal opnieuw opgebouwd in dezelfde stijl.